5S Nedir? Neden Yapılır?

5S, Japon sürekli iyileştirme felsefesini benimsemiş ve kültür haline getirmiş firmalarda uygulanan verimlilik odaklı bir yöntemdir. Uygulaması kolay fakat disiplin haline getirmesi zor olan bu yöntem, dışarıdan bakıldığında temizlik, düzen ve renklendirme yöntemlerinin bütünü gibi görülebilir. Fakat 5S bunlardan ziyade şirkette disiplin oluşturmak, motivasyonu artırmak, farkındalık yaratmak ve sürekli iyileştirmeye destek olmak amaçlı bir yöntemdir.

Japonca beş kelimenin baş harflerinden oluşan 5S’in açılımı şu şekildedir:

Seiri = Clearing-Up = (Sınıflandırma, ayıklama)

Seiton = Organizing = (Düzenleme, sıralama)

Seison = Cleaning = (Temizleme)

Seiketsu = Standardizing = (Standartlaştırma)

Shitsuke =Discipline = (Disiplin, sistemin korunması)

5S’in grafik üzerinde gösterimi.

Evlerimiz dâhil olmak üzere birçok alanda kullanabileceğimiz bu yöntem, şirketlerde üretim alanlarını, atölyeleri, ofisleri ve depoları da kapsamaktadır. Bu alanların hepsi birbirinden çok farklı şartlara sahip olsa da, alana özgü problemler 5S mantığı içerisinde çözüme ulaştırılabilir.

Bu noktada çözüme giderken dikkat edilmesi gereken en temel nokta; çözümü alanı bilen, tanıyan ve kullanan bir ekibin inisiyatifine bırakmaktır. Bir önemli noktada; bu süreç gerçekleştirilirken 5S kültürü ve kurallarının dışına çıkmadan çözümler üretmektir.

5S’in Önemi

Dışarıdan bakıldığında küçük çaplı bir eylem gibi görünse de, aslında birçok süreci destekler ve temelini oluşturur.

5S, yalın üretim ve değişimin ilk adımı ve temeli niteliğindedir. Çünkü yalın değişim projesi uzun vadeli ve zahmetli bir süreçtir. Bu sürecin başında yapılacak hazırlık ve kazanılan disiplin, sürecin geri kalanının da verimini sağlayacaktır. En basitinden 5S ile sağlanan düzen, çalışanları motive eder ve devamında gelecek süreçleri de (SMED, TPM, İSG…) başarabilecekleri konusunda kendilerine güvenlerini sağlar.

5S sayesinde elde edilen verimlilik kazançları, iş gücü için ödenen para konusunda da verimlilik sağlayacaktır.

Hiçbir yatırım yapmadan, sadece kendi iş gücümüzü kullanarak sağlayabileceğimiz bir verimlilik yöntemidir.

İş yerlerinde iş gücü kayıplarından bir tanesi de, malzeme ve ekipman arayışıdır. 5S’in ayıklama aşamasında ayırılan malzemeler, kullanım sıklıklarına ve önemine göre düzenlenir. İyi yapılmış bir 5S uygulaması sonucunda bu malzemeler daha rahat bulunabilir, zaman ve iş gücünden tasarruf edilebilir.

5S’in en önemli kazançlarından biri de kalite kazançlarıdır. Daha temiz, düzenli ve ekipmanların birbiri içerisinde olmadığı bir üretim alanında; üretilen parçalar daha az hasar alır, birbiri ile karışma riski ortadan kalkar, dağınık ekipmanların ürüne zarar verme olasılığı azalır, operasyon atlamanın önüne geçilmiş olur… Sonucunda müşteri memnuniyetinde artış gözlemlenir.

Temiz ve düzenli bir çalışma ortamı, hataları ve istenmeyen durumları daha net görmemizi sağlar. Düzenli bir ortamda; makine kaçaklarını, sızmış yağları, talaşları, yere düşmüş parçaları, etiketsiz kasaları daha çabuk fark edebiliriz. Temiz, düzenli ve renk ayrımı yapılmış bir ortamda en ufak bir yanlış gözümüze hemen çarpacaktır. Erkenden fark ettiğimiz bu gibi durumlara daha çabuk önlem alabiliriz.

İş kazaları ve güvenlik önlemleri konusunda da en etkili ve masrafsız yöntemdir. Basit kazaların çoğu, çalışma alanında dağınık bulunan hortum, kablo ve ekipmanlardan kaynaklanmaktadır. 5S ile bunlar düzene girip, ortadan kalktığında kaza oranları da azalmış olacaktır.

Çalışanlar 5S ile düzene girmiş bir ortamda çalıştıklarında motivasyonları da artacaktır. Herkes daha temiz, düzenli bir ortamda çalışmaktan memnun olur. Dağınık, yağ sızıntıları olan, aradığı eşyayı hemen bulamayan, kasaların ve parçaların karışması sebebiyle sürekli ayıklama yapmak ve düzenle ilgili angarya işlerle uğraşmak çalışanları yoracaktır. Fakat 5S ile bunlar engellenebilir, çalışanların iş gücü verimliliği artar, daha temiz ve keyifli bir iş ortamı oluşur, angaryalar sebebiyle oluşan yorgunluk azalır, iş yerinde verimlilik sebebiyle motivasyon artar.

Özellikle presle üretim yapılan atölyelerde kalıp değişim (Setup) süreleri zaman ve üretim kaybına sebep olmaktadır. Kalıpların sınıflandırılıp, yerlerinin düzenlenmesi ve adresleme yapılması gibi uygulamalarla bu süre kısaltılabilir. 5S ile buna benzer birçok süreçte de kısalma gözlemlenebilir.

İş gücü konusunda verimliliğin artması, yeni işler almak için fırsat oluşturacaktır. Ayrıca temiz ve düzenli bir iş yerini ziyaret eden misafirde, denetçilerde ve müşterilerde olumlu bir etki bırakmak, şirket imajını olumlu yönde etkileyecektir. Şirketin yeni işler almasını kolaylaştıracaktır.

İş yerinin temiz olması, buradan temiz ve verimli iş çıkacağı izlenimini bırakır.