Nasıl Yapılır?

Sürece başlamadan önce, 5S yapılacak yer belirlenmeli ve bilinç oluşturulmalıdır. 5S ile ilgili ilk yazımda bu bilgileri bulabilirsiniz. Hazırlık sürecinde yapılacaklar aşağıdaki gibidir:

Ekibin Seçilmesi:  5S için belirlenen alanda iyileştirmeyi yapacak ekip, yine o alanda çalışan kişilerden ve 5S konusunda deneyimli kişilerden oluşmalıdır. Bu ekip 5S sürecinin ilk 3S’ini kendisi yapmalı ve emek vermelidir. Verilen bu emek, çalışma alanının sahiplenilmesini sağlayacak ve ileride daha disiplinli olmalarını sağlayacaktır.

Bilinçlendirme: Eğer ekip 5S bilincine sahip değilse, öncelikle eğitim verilmeli ve bilinç oluşturulmalıdır.

Sürekli İyileştirme: 5S ile oluşan değişiminde gözlemlenmesi, ekibin bilincini daha da artıracaktır. Bunun için her eylemin öncesi ve sonrası fotoğraflanmalı. 5S süreçleri bittikten sonra bir sunum ile değişimler çalışanlara gösterilmeli. 5S faaliyeti bitse bile KAIZEN ile bu iyileştirmenin devam ettirilebileceği bilinci çalışanlara aktarılmalı.

Çalıştığım bir firmada yöneticimiz; KAIZEN yapanlara fotoğraflarıyla sunanlara, tüm çalışanların katıldığı bir toplantıda hediyeler vermişti. Bu çalışanları teşvik etmek için gerçekten çok güzel bir hareketti.

1-Ayıklama

Ayıklama aşamasında alandaki bütün malzeme ve ekipmanlar toplanır. Çalışma alanında ihtiyaç duyulanlar kalır, kullanılmayanlar alandan uzaklaştırılır. Böylece o alanda sadece orada kullanacağımız malzemeler kalır.

• Kullanmayacağımız malzemeleri ayırmamız, arama sebebiyle oluşan iş gücü ve zamandan tasarruf sağlar.
• Gereksiz yer işgal eden malzeme ve ekipmanlar, çalışma alanını verimli kullanmamızı engeller.
• Raf ömrü olan malzemeler, karmaşa içerisinde fark edilemeyebilir ve kullanılamaz hale gelebilir.

Ayıklama esnasında kullanılacak ve kullanılmayacak parçalar kırmızı etiket tekniği ile birbirinden ayrılmalı. Daha sonra kırmızı etiketli malzemelere ne olacağını sorgulayıp kayıt altına alacağız.

Kırmızı etiket tekniğini kullanırken; hangi parçalara etiket asacağımızı, hangilerini tutacağımızı belirleyen bir dizi soruyu ekip kendi içinde değerlendirmeli.

5S kırmızı etiket örneği.

• Bu malzeme son 1 ay içerisinde kullanıldı mı?
• Acil durumlarda kullanılan bir malzeme mi?
• Olması gereken yer burası mı?
• Bu miktarda mı bulunması gerekiyor?

Ekip değerlendirme dışında kalan malzemelere kırmızı etiket asıp alandan uzaklaştırmalı.

2-Düzenleme

Düzenlemenin amacı, ihtiyaç duyulan malzemelere kolay ulaşılmasını sağlayarak verimliliği ve akışı optimize etmektir. Kısaca; kolay bul, kolay al, kolay koydur. Verimlilik konusunda iş ve çevre güvenliği, ergonomi ve maliyet unsurları göz önünde bulundurulmalıdır.

Düzenleme işlemi hayata geçirilirken:

• Adresleme ve işaret standartları önceden belirlenmeli.
• Zeminde temizlik yapılmalı, tozların ve yağların giderilmesi 5S uyarı çizgilerinin daha kalıcı olmasını sağlayacaktır.
• Son olarak işaretleme ve tanımlamalar yapılmalı. Bu işaretlemeler; insan ve araç geçiş yerlerinin belirlenmesi için zemine duvara veya tavana uygulanmalıdır.

Bu işaretleme ve tanımlamalar iş yerindeki tüm çalışma alanlarına uygulanabilir.

Ayrıca düzen ve tertip sebebiyle o alanda çalışanlar neyin nerede olduğunu bilebilir, bilmeyenler de kolayca bulabilir. O alanda çalışan ekip burayı düzenlediği için, düzenin korunması konusunda da emek verecektir. Dağılmaya başlayan bir alan olursa, buna müsaade etmeyecektir.

Düzenleme nasıl yapılmalı?

1. Malzeme ve ekipmanlar yerleştirilirken kullanım sıklıkları göz önünde bulundurulmalı
2. Düzenleme yapılırken malzemelerin ergonomi ve malzeme özellikleri dikkate alınmalıdır. Örneğin ağır ve kapa parçalar alt raflara yerleştirilerek güvenlik sağlanabilir, hafif malzemeler daha üst raflara yerleştirilebilir. Bir makinaya özel kullanılan bir ekipman onun yakınına, atölyedeki makinalarda ortak kullanılan bir ekipman orta bir konuma konulabilir. Düzenleme yapılırken yanıcı, parlayıcı ve kesici parçalar için özel alanlar oluşturulmalıdır.
3. Tanımlanan malzemeler, atölyede sürekli kullanılıyorsa bu kullanım sıklığı ve süresi göz önünde bulundurularak bir konuma yerleştirilmeli. Sarf malzeme ise tükenme süresi ve stok durumu göz önünde bulundurularak tanımlanmalı ve temininin planlaması yapılmalı.
4. Yapılan değişiklikler fotoğraflanarak öncesi ve sonrası şeklinde KAIZEN formu ile kayıt altına alınmalıdır.

Not: Bu KAIZEN arşivi, şirketin bilgi ve tecrübe birikimine eklenecektir.

5S’te temizliğe tüm ekip katılmalıdır, böylece daha sahiplenici olurlar.

3-Temizleme

Kirli bir çalışma ortamı; güvensiz çalışma ortamına, makine arızalarına, ürünlerin kalitesizliğine ve çalışanların motivasyonuna olumsuz yönde etki eder.

Temizlik aşamasının amacı; çalışma alanında insanı, ürünü, makineyi, insan sağlığı ve güvenliğini, hijyeni, kalite güvenliğini korumaktır ve bunlara tehdit oluşturan unsurları ortadan kaldırmaktır. Diğer bir ifadeyle daha temiz, daha yaşanılabilir ve çalışılabilir ortamlar oluşturmaktır.

• Temiz bir ortamda sorunları daha kolay tespit ederiz. Örneğin yağ sızıntılarının kaynaklarını bulup kapatabiliriz.
• Kirler, tozlar, talaşlar ve pas gibi sebeplerle oluşacak makine arızalarının önüne geçebiliriz. Bu kirler makinelerin hareketli parçalarına yapışıp, arızaya sebebiyet verebiliyor.
• Temizlik birçok insan sağlığını tehdit eden unsurun da önüne geçer. Örneğin; makinelerden çıkan talaşlar sebebiyle oluşabilecek yaralanmaların, yere dökülen yağlar ile oluşabilecek kaymaların ve yaralanmaların önüne geçilmiş olur.
• Ortamdaki karmaşanın temizlenmesi sebebiyle üretilen parçaların kirlenmesi ve karışması önlenerek kalitesizlik maliyetleri düşürülebilir.
• Çalışanlara daha ferah ve gözü yormayan, temiz bir çalışma ortamı sağlamış oluruz.

Temizleme Nasıl Yapılmalı?

• 5S ekibi alanı güzelce temizlemeli. Bu aşamada amaç; ortamda biriken kirleri ortadan kaldırmak, temizlik sırasında ulaşılması zor yerleri temizlemek ve kirlilik kaynaklarını tespit edebilmek. Temizliği burada çalışan ekibin yapması, daha öncede yazdığım gibi önem taşıyor. Böylece çalışanlar alanı sahiplenir ve temizliğin devamiyeti sağlanır.
• Temizleme esnasında tespit edilen kirlilik kaynakları, sürekli iyileştirme organizasyonu kapsamında aksiyona alınır.
• Mümkün olan durumlarda kir, pas ve yağlardan arındırılmış makineler yeniden boyanabilir.
• Kaynağını yok edemediğimiz kirlilik kaynakları ise ortamı daha kötüye götürmemesi için düzenli temizleme standardı oluşturulmalı ve takip edilmeli. Bu standardı oluştururken şu soruları sormalıyız: Nelerin temizlenmesi gerekiyor? Ne zaman hangi sıklıkta temizlenmesi gerekiyor? Nasıl ve neyle temizlenecek? Kim temizleyecek?

4-Standartlaştırma

Bu aşama önceki 3S’in artık standart haline gelmesi ve sürekliliğinin sağlanması işlemidir. Bunu 3 ana başlıkta sağlarız:

• Önleyici ayıklama: gereksiz malzemenin çalışma alanına girmesi engellenir.
• Önleyici düzenleme: Kurgulanmış çalışma düzenine sadık kalmak, her malzemenin kendi yerinde durması, gerektiği kadar bulunması ve bu düzenin bozulmasını önlemek.
• Önleyici temizlik: belirlenen alanların, belirlenen zamanda ve sıklıkta, belirlenen kişi tarafından yapılarak kirliliğin önüne geçmek.

Standartlaştırma yaparken:

• Yapılan renklendirmeler, düzen, kodlama ve etiketleme diğer çalışma alanlarıyla tutarlı olmalı.
• Her makinenin üzerinde kendisine ait bir temizlik ve düzen talimatı da bulunmalı.
• Çalışanlar önleyici temizlik kapsamında, mesai bitiminden hemen önce çalıştığı makinenin ve atölyenin temizliğini yapmalı, vardiyayı temiz bir şekilde teslim etmeli. Bu alışkanlık haline gelmeli.
• Ekipmanların yerleri isim etiketiyle ya da şekli çizilerek belli edilmeli.
• Benzer malzeme ve ekipmanlar bir arada bulunmalı.

5-Disiplin

Çalışma ortamının düzenini ve temizliğini uzun vadede devam ettirecek davranışlar geliştirmeyi amaçlayan adımdır. Bunun için aşağıdaki çalışmalar yapılabilir:

• 5S öncesi ve sonrası fotoğrafları, ekip fotoğrafı ile paylaşılarak bu çalışma gurur kaynağı yapılabilir.
• Çalışma sonrasında bir ödül töreni düzenlenebilir.
• 5S denetimleri yapılabilir.
• 5S bilgilendirme eğitimleri verilebilir.
• Her hafta bir 5S sloganı ile dikkatler bu konuya çekilebilir.
• 5S bilgilendirme afişleri asılabilir.

 İyi bir 5S uygulamasının olduğu bir üretim şirketinde, eksik sevkiyat, karmaşık stoklar, stok fazlası ürünler olmazken ofiste kullanılmayan malzemeler ayıklanır, belgeleri bulma süreleri kısalır, değerli alanlar korunur. Sonunda, ilk 4S’i korumak gurur meselesi haline gelir ve ne olursa olsun disiplin korunur. –Koji SUZUKİ