8D Nedir?

8D, 8 disiplinden (aşamadan) oluşan; kronik, kompleks veya uzun vadeli problemleri çözmede kullanılan bir tekniktir. Problemi çözerken takım çalışmasına ve verilerle ilerlemeye odaklanan, derinlemesine ve etkili bir yöntemdir. En önemli katkısı; ekibin sonuca erkenden atlamasını önler, problemin kök nedenini çözmeye ve çözümün yaygınlaştırılmasına odaklanır.

8D problem çözme süreci aşağıdaki durumlarda uygulanabilir:

• Müşteri şikayetleri geldiğinde.
• Çok uzun süre devam eden problemlerde.
• Sayıca gereğinden fazla problemler yaşandığında.
• Mali kayıplar azaltılmak istenildiğinde.
• Yönetimsel problemlerde.
• Hedefler tutturulamadığında.

Neden 8D’yi tercih etmeliyiz?

• Problemin oluşmasında katkısı olan tüm kök nedenleri tanımlar.
• İşletmede takım odaklı problem çözme becerilerinin geliştirilmesini sağlar.
• İşletmede, gelecekte faydalanmak için öğrenilen derslerin bir veri tabanının oluşturulmasını ve genişletilmesini sağlar.
• Öznel düşüncelere değil verilerle iletişim kurulmasını sağladığından, ekip içinde daha samimi ve açık iletişimi sağlar.
• Problemin bir daha ortaya çıkmasını engeller.
• Çözümleri işletmedeki ilgili tüm alanlarda yaygınlaştırır.
• Ekibin takdiriyle birlikte motivasyonu sağlar.

8D’nin Aşamaları

D0 – Hazırlık ve problemin bildirilmesi

Bir problem belirtisi karşısında 8D sürecini başlatma gereğinin değerlendirilmelidir. 8D yapacak mıyız, yapmayacak mıyız? Amacımız; ilk bilgileri toplamak ve süreci başlatmaya hazır hale gelmek.

Öncelikle problem fark edilir ve teyit edilir. Gerçekten bir sorun var mı? Varsa 8D uygulayacak mıyız?

İlk veriler toplanır. Probleme dair fotoğraf veya video çekilir. Varsa fiziki kanıtı alınır.

Son olarak bu problemin çözümünde kimlerle ekip oluşturulabileceğine karar verilir. Örneğin; müşterideki bir makinede yaşanan problemse, saha çalışanı, programcı, tasarımcı, kaliteci gibi kişilerle ekip kurulabilir.

D1 – Ekibin Oluşturulması

Bir önceki adımda 8D yapmaya karar verdikten sonra ilgili kişilerle bir ekip kurarak süreci başlatıyoruz.

Ekip nedir? Etkin biçimde hedeflere ulaşmak için farklı beceri, eğitim ve görüşe sahip çalışanların yaratıcı güçlerini, emek ve zekalarını birleştirdikleri topluluklardır.

Ekip üyelerinde aranan özellikler:

• Konu ile ilgili teknik bilgiye sahip olmalı.
• Aynı makine grubunda fakat farklı bölümlerden seçilerek farklı bakış açıları sunabiliyor olmalı.
• İşbirliği becerisi olmalı.

Ekip lideri kim olmalı?

• Problem çözme sürecini yönetebilecek kişi olmalı.
• İletişimi sağlayabilmeli ve ekibi motive edebilmeli.

Ekip toplandıktan sonra problem hakkında genel bir bilgilendirme yapılır ve lider süreç hakkında planlama yapar. Örneğin; ihtiyaç duyulan başka bilgiler varsa, istatistikler varsa, iletişime geçilmesi gereken kimseler varsa bununla ilgili görev dağılımı yapılır.

D2 – Problemin Tanımlanması

Bu aşamada amacımız; problemi ekiple birlikte; açık, net ve ölçülebilir şekilde tanımlamak. Problemin ne olduğunu herkesin aynı şekilde anlamasını sağlamak. Bu aşama çok önemlidir çünkü yanlış tanımlanan problem, yanlış çözümlere yol açar. Doğru problem tanımı, doğru çözümün ilk adımıdır.

Problemin tanımını bulmak için 5N1K yöntemindeki soruları soruyoruz ve cevaplar sonucunda problem tanımı oluşturuyoruz.

• Ne oldu? Problem tam olarak nedir? Ne yaşandı?
• Nasıl oldu? Olay ne şekilde gerçekleşti?
• Neden oldu?Bu bir ihmal mi? Kaçış mı yoksa oluşum mu?
• Nerede oldu? Hangi üretim hattı? Hangi bölüm? Hangi lokasyon?
• Ne zaman oldu? İlk ne zaman fark edildi? Ne zamandır devam ediyor? Hangi vardiyada oldu?
• Ne kadar? Kaç adet etkilendi? Hata oranı nedir?
• Kim fark etti? Müşteri mi, iç kalite mi, operatör mü fark etti?

5N1K’yı daha detaylı öğrenmek isterseniz 5N1K Nedir? Problem Çözmede 5N1K Tekniği yazısına da göz atabilirsiniz.

D3 – Geçici (Acil) Önlemlerin Alınması

Problemin kök nedeni henüz bulunmadan müşteriyi, süreci veya ürünü korumak için hızlı ve etkili geçici önlemler almaktır. Böylece müşteri memnuniyetsizliği minimize edilir, problemin etkilerinin büyümesi önlenir ve kalıcı çözüm için bize zaman verir.

Bu aşama geçici önlemlerin belirlenmesi ve uygulanmasıdır.

• Probleme veya etkilerine karşı hızlıca uygulanır.
• Problemin, 5N1K ile tanımlanan verilerine dayanılarak seçilir.
• Uygulama süresince sıkı takip edilmelidir, kaçaklara dikkat edilmelidir.
• D6 adımına (düzeltici kalıcı faaliyet) geçildiğinde sonlandırılır.
• Müşteri bu süreçten mutlaka haberdar edilmeli.
• Yapılan işlemler ileriye dönük mutlaka dokümante edilmeli.

D4 – Kök Nedenin Belirlenmesi

Problemin gerçek kaynağını veya ortaya çıkmasına sebep olan temel nedeni bulmaya çalıştığımız adımdır. Kök nedeni bulursak, kalıcı ve etkili çözümler geliştirebiliriz.

Yalnızca görünen etkilerle ilgilenmek, sorunu tekrar tekrar yaşamanıza neden olur. Problemi temelli çözmek istiyorsak, görünmeyen nedenlere odaklanmak gerekir.

Kök nedeni bulmak için kullanılan tekniklerle ilgili ayrıntılı bilgiyi aşağıdaki yazılarda bulabilirsiniz

• Balık Kılçığı Nedir? Problem Çözmede Balık Kılçığı Tekniği
• Kök Neden Analizi Nedir? Nasıl Uygulanır ve Örnekler
• Beyin Fırtınası Yöntemi nedir? Nasıl Uygulanır

Adımlar:

• Problem net şekilde tanımlanmalı.
• Ekip ile beyin fırtınası yapılmalı.
• Uygun analiz yöntemini seçilmeli ve uygulanmalı.
• Her nedeni doğrulamak için kanıt toplanmalı (veri, gözlem).
• Kanıtlar değerlendirilmeli.

Dikkat Edilecek noktalar:

• Problemin kökünde birden fazla faktör etkili olabilir, hepsi değerlendirilmeli.
• Varsayımlarla ilerlememeli; veriler ile teyit ederek hareket edilmeli.
• Ekip içinde farklı bakış açılarına açık olunmalı.
• Kök neden bulunmadan kalıcı çözüm (D6) uygulanamaz.

D5 – Düzeltici Kalıcı Faaliyetlerin Belirlenmesi

Ekibin bir önceki adımda belirlenen kök nedeni ortadan kaldıracak, tekrarını önleyecek, kalıcı ve etkili çözümler geliştirdiği adımdır.

Ekibin hedefi; problemin asıl kök nedenini yok etmeyi, geçici önlemlerden farklı olarak uzun vadeli çözümü üretmektir. Çünkü geçici önlemler problemi durdurur, kalıcı çözümler problemi yok eder.

Kalıcı faaliyetler belirlenirken şu sorulara cevap aranır:

• Bu çözüm faaliyeti kök nedeni ortadan kaldırıyor mu?
• Gerçekçi mi? (Zaman, maliyet, kaynak açısından uygulanabilir mi?)
• Benzer problemler için de önleyici olabilir mi?
• Belirlenen çözümlerin takibi nasıl yapılacak?

D6 – Düzeltici (Kalıcı) Faaliyetlerin Uygulanması

Bir önceki adımda belirlediğimiz kalıcı çözümün sahada uygulanmasıdır. Artık sadece “ne yapacağımızı” değil, gerçekten pratiğe dökmüş olmayı hedefliyoruz. Ayrıca çözümü uyguladıktan sonra, etkili olup olmadığını da bu aşamada izlemeye başlayabiliriz.

Bu aşamada sorgulayalım:

• Etkilenen tüm paydaşlar çözüm planını kabul etti mi?
• Problem çözme süreci amacına ulaştı mı?
• Benzer prosedürlerde veya ürünlerde aynı iyileştirmeler uygulanabilir mi?

Eğer problem çözülmediyse, önceki adımlarda eksik kalan noktalar vardır. Problemin 5N1K ile tanımlanmasına ve kök neden analizi adımlarına geri dönülmeli.

D7 – Problemin Tekrarının Önlenmesi (Standartlaştırılması)

Bir önceki adımda uygulanan çözüm standart hale getirilir ve sorun tekrar etmesin diye önlemler alınır.

Neden önemli?

• Çözüm sadece 1 kez işe yaramamalı, her zaman işe yaramalı.
• Bilgi, sadece birkaç kişide değil, tüm sistemde olmalı.
• Kurum hafızası oluşur, benzer hatalar önceden engellenir.

Çözümü sisteme nasıl entegre edebiliriz?

• Dokümantasyon: Yeni  çözüm yöntemleri iş talimatlarına, operasyon veya süreç formlarına, kontrol planlarına eklenebilir.
• Eğitim: İlgili personellere yeni uygulama tek nokta eğitimi veya sunumlarla anlatılabilir.
• Yaygınlaştırma: Benzer süreçler incelenir. Aynı risk varsa, aynı çözüm uygulanır.

D7 sadece uygulamak değil, aynı zamanda önlem almak demektir.

D8 – Ekibin Takdir Edilmesi ve Kapanış

Bu aşamada ekibin emeği tanınır ve teşekkür edilir. Ardından problemin çözüldüğü resmileştirilir ve süreç kapatılır.

Unutmayalım:

• Sorunu çözmek kadar, ekibi takdir etmek de bir başarıdır.
• Bir sonraki problemde daha hızlı, daha bilinçli olunur.
• Süreç kapanır ama öğrenme devam eder.